Alle troppene som planlegger å delta på kretsleir inviteres til oppstartsmøte for planlegging. Leiren er et samarbeidsprosjekt mellom gruppene. Kretsens rolle er å legge til rett for samarbeidet. Det forventes derfor at alle som deltar på leiren bidrar ved å ta ansvar for oppgaver.
Det blir også gjennomgang av økonomien rundt denne leiren. Leirkontingent blir satt ut i fra det som kommer frem på møte.